Personvernerklæring

Forvaltningshuset AS («Forvaltningshuset» og/eller «Selskapet») tar ditt personvern på alvor. Vi er behandlingsansvarlig og har ansvaret for at opplysningene som vi har om deg brukes i tråd med personvernlovgivningen og EUs personvernforordning (også kalt «EU General Data Protection Regulation» eller «GDPR»).

I personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Personvernerklæringen gir deg også informasjon om hva cookies er, og bruk av cookies på vår nettside.

Generelt om personopplysninger og cookies

En personopplysning er en opplysning eller en vurdering som kan knyttes til en enkeltperson eller en mindre gruppe av mennesker. Navn, telefonnummer, adresse og e-postadresse er eksempler på hva som kan anses for å være en personopplysning.

Cookies (eller informasjonskapsler) er små tekstfiler som brukes av mange websider til å spore gjentatte besøk fra samme bruker. Som inaktive filer kan ikke cookies spre virus eller andre skadelige programmer.

Hvilke opplysninger vi har om deg

I forbindelse med våre investeringsprodukter og –tjenester, samt etablering og administrering av kundeforholdet til deg, vil vi samle inn og behandle følgende personopplysninger:

  • Kontaktinformasjon: Dersom du er kundens kontaktperson eller en privatkunde (en kunde som er en fysisk person) vil vi samle inn og behandle ditt fulle navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer og yrke. Vi behandler din kontaktinformasjon når vi yter forvaltningstjenester og tilleggstjenester fordi det er nødvendig for å etablere og administrere vårt kundeforhold til deg, og for å oppfylle avtalen(e) vi har inngått med deg.
  • Legitimasjonskontroll: Vi utfører legitimasjonskontroll mv. og innhenter dokumentasjon som bekrefter kundens identitet og utfører fullmakts- eller representasjonskontroll. Forvaltningshuset behandler disse personopplysningene for å oppfylle sine plikter etter lovgivningen vedrørende tiltak mot hvitvasking av penger.
  • Finansiell stilling, risikovilje, mål, kunnskap og erfaring: For en trygg og helhetlig investeringsrådgivning forutsettes det at Forvaltningshuset innhenter informasjon om kundens finansielle plasseringer, økonomisk situasjon, personlig forhold, investeringsmål og risikovillighet. Opplysningene føres inn i formuesplanen som er personlig utarbeidet for hver kunde. Vi behandler disse personopplysningene for å oppfylle kravet til å utføre egnethetstest etter verdipapirforskriften § 10-16.
  • Transaksjoner og innestående på klientkonto: Vi behandler opplysninger om kundens transaksjoner og innestående på klientkonto. Vi behandler disse opplysningene fordi det er nødvendig for å oppfylle Forvaltningshusets rettslige forpliktelser.

Markedsføring

Vi behandler personopplysninger til kundeoppfølging og markedsføring, samt å dele innsikt i aktuelle temaer når vi mener vi har noe som er nyttig for mottakeren. Dette er begrunnet i vår legitime interesse i å tilby relevante tilbud til våre kunder

Hvordan bruker vi opplysningene

Her er de viktigste formålene som vi bruker opplysningene til:

  1. For å verifisere identiteten din. For dette formålet bruker vi kontaktinformasjon og betalingsinformasjon.
  2. For å levere vår tjeneste. For dette bruker vi teknisk informasjon.
  3. For fakturering. For dette formålet bruker vi kontaktinformasjon og betalingsinformasjon.
  4. For å administrere ditt kundeforhold. For dette formålet bruker vi kontaktinformasjon, bruksinformasjon og kommunikasjon.
  5. For bokføringsformål. For dette formålet bruker vi betalingsinformasjon og kjøpshistorikk.
  6. For å forbedre din brukeropplevelse på våre plattformer. For dette formålet bruker vi teknisk informasjon og bruksinformasjon.
  7. For å gi deg markedsføring og innhold på våre nettsider, blogg og sosiale medier.
  8. For å forbedre våre varer og tjenester. For dette formålet bruker vi bruksinformasjon og teknisk informasjon.
  9. For prospektering. Vi vil samle inn opplysninger om potensielle kunder, for eksempel i forbindelse med dokumentasjon av møter vi har hatt. For dette formålet bruker vi kontaktopplysninger, finansielle opplysninger, arbeidssituasjon og utdanning og investeringshistorikk.

Det rettslige grunnlaget for formål 1, 2, 3, 4, 5 og 7 er at det er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg og for å oppfylle våre rettslige forpliktelser (som hvitvaskingsloven og bokføringsloven). Det rettslige grunnlaget for formål 9 er vår legitime interesse i forretningsutvikling.

Du kan når som helst trekke dine eventuelle samtykker tilbake. Du kan dessuten gi oss beskjed om at du ikke ønsker å motta nyhetsbrev fra oss.

Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene

Vi vil slette eller anonymisere personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for:

  • Personopplysningene angitt i punkt om investeringsprodukter og- tjenester i Personvernerklæringen vil bli behandlet og lagret så lenge det foreligger et kundeforhold, samt i det tidsrommet som følger av lovpålagte krav, slik som bokføringslovgivningen, hvitvaskingslovgivningen og verdipapirhandelloven.
  • Personopplysningene vi behandler for markedsføringsformål vil oppbevares så lenge det foreligger et kundeforhold. Vi anser det for å foreligge et slikt forhold så lenge du i løpet av de siste 12 månedene har mottatt en investeringstjeneste eller et investeringsprodukt fra oss, eller på andre måter har vært i kontakt med oss. Merk imidlertid at vi ikke er forpliktet til å slette dine personopplysninger dersom de er nødvendige for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Telefonsamtaler. Vi gjør oppmerksom på at Forvaltningshuset tar lydopptak av alle telefonsamtaler med kunder (inkl. mobiltelefon) som følge av lovkrav som gjelder for verdipapirforetak i Norge. Opptakene vil bli lagret i minimum tre år i henhold til Verdipapirhandelloven. Samtaler kan gjennomgås i kontrolløyemed av compliance i Forvaltningshuset. Forvaltningshuset kan bli pålagt å utlevere lydopptak og eller annen dokumentasjon knyttet til andre kommunikasjonskanaler til norske offentlige myndigheter og andre som kan kreve dette i medhold av lov. Mer informasjon om lydopptak finner du her.

Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandleravtale

Dine personopplysninger kan ved lovbestemt opplysningsplikt bli utlevert til offentlige myndigheter, og til de myndighetsorganer som måtte kreve dette i medhold av gjeldende rett. Dersom vi utfører forvaltningstjenester- og investeringsrådgivning til deg, kan dine personopplysninger også kunne utleveres til markedsplasser, oppgjørssentraler o.l. som måtte kreve slik utlevering i medhold av lov, forskrift eller andre regler fastsatt av disse organer. Vi benytter oss av en IT-leverandør. Vi har inngått databehandleravtaler med denne IT-leverandøren som pålegger selskapet å sørge for at personopplysninger som IT-leverandøren eventuelt behandler på vegne av oss er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at den heller ikke brukes til andre formål.

Dine personvernrettigheter

Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å logge deg inn på din brukerkonto hos oss, hvis du har det, eller ved å ta kontakt med oss. Dine rettigheter omfatter:

Informasjon: Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.

Innsyn: Kopi av opplysninger vi har om deg. En god del av informasjonen vi har om deg i henhold til kundeforholdet, står på dine personlige sider.

Korrigering: Det er viktig at opplysningene vi har om vedkommende er riktige og at de er nødvendige for å iverksette avtalene vi har inngått sammen og kunne gi god service. Kunden kan kreve at selskapet retter og sletter opplysninger, hvis de er mangelfulle eller unødvendige.

Sletting: Du kan når som helst be oss om å slette dine personopplysninger, noe vi vil respektere og følge med mindre vi er pålagt å oppbevare dine personopplysninger, har et annet behandlingsgrunnlag for å oppbevare disse, eller de relevante personopplysningene er nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Begrensning: Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.

Dataportabilitet: Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.

Innsigelse: Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger for markedsføring. Du kan også motsette deg å være gjenstand for individuelle avgjørelser av rettslig karakter som utelukkende er automatisert.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

Datatilsynet og gjeldende personvernopplysningslov

For å føre tilsyn med virksomheters behandling av personopplysninger er det opprettet et Datatilsyn. Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger kan du sende en klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside http://www.datatilsynet.no. På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter og dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslov. Den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning er tilgjengelig på http://www.lovdata.no.

Taushetsplikt

Ansatte og tillitsvalgte i Forvaltningshuset plikter å bevare taushet om den informasjon vedkommende mottar i forbindelse med kundeforhold. Taushetsplikten omfatter ikke opplysninger som er offentlig tilgjengelig, opplysninger som pliktes gitt til domstolene eller offentlige myndigheter og opplysninger som åpenbart ikke er av konfidensiell natur.

Informasjonskapsler (cookies)

Formål

Informasjonskapsler (cookies) er små filer som lagrer informasjon om hvordan du bruker en internettside. Informasjonen lagres i den nettleseren du bruker, altså hos deg.

Vi bruker cookies på vår nettside. Opplysninger som vi samler innen gjennom våre cookies brukes kun til vanlig drift og til utarbeidelse av statistikk som blant annet kan brukes til å forbedre vår nettside. Den informasjon vi innhenter gjennom cookies vil ikke bli gitt eller solgt til en tredjepart.

Vi bruker informasjonskapsler på våre nettsider for å

  • Lære av din adferd, slik at vi kan forbedre nettstedets funksjonalitet, brukeropplevelse og innhold
  • Tilpasse innholdet, slik at det blir mest mulig relevant for deg
  • Gi deg relevant og tilpasset markedsføring på andre nettsteder du besøker

Vi vil kun behandle personopplysninger om deg gjennom cookies dersom du i samsvar med ekomloven har samtykket til dette. Du kan deaktivere cookies på din egen datamaskin ved å endre nettleserinnstillingene. Vær oppmerksom på at dersom du har deaktivert cookies kan noen funksjoner på Forvaltningshusets nettside ikke fungere slik de skal.

Dersom du ikke ønsker cookies fra Forvaltningshuset kan du når som helst deaktivere cookies/informasjonskapsler i nettleseren din. Du kan også slette individuelle cookies eller alle cookies som er lagret på din datamaskin. Ved å besøke vår nettside uten å ha slått av eller slettet cookies anses du for å ha akseptert vår bruk av cookies/informasjonskapsler. Du kan lese mer om cookies/informasjonskapsler og hvordan du sletter dem på følgende side: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

Dersom du ønsker mer innsikt og mulighet til å endre hva som kartlegges av dine bevegelser på nettet, anbefaler vi nettleserinnstikket Ghostery.

Forvaltningshuset.no bruker følgende informasjonskapsler

  • WordPress
    • En informasjonskapsel settes av publiseringsløsningen WordPress for å styre hvordan innhold vises og ivaretar forskjellige data om inneværende brukersesjon.
  • Google Analytics
    • For å gi oss informasjon og statistikk om hvordan nettstedet brukes, settes en informasjonskapsel av Google Analytics.
  • Google Tag Manager
    • For å hjelpe oss å distribuere forskjellige kodesnutter, bl.a. ovennevnte Google Analytics, tar vi i bruk Google Tag Manager, som setter en informasjonskapsel for å ivareta informasjon om inneværende brukersesjon.
  • Pardot
    • Pardot sin informasjonskapsel brukes til å registrere informasjon om bruken av nettsiden på samme måte som Google Analytics. Dersom du registrerer deg på våre nettsider vil vi med hjelp av Pardot sin informasjonskapsel lettere kunne tilby deg relevant informasjon ved senere besøk.

Telefonopptak

Vi gjør oppmerksom på at Forvaltningshuset tar lydopptak av alle telefonsamtaler med kunder (inkl. mobiltelefon) som følge av lovkrav som gjelder for verdipapirforetak i Norge. Opptakene vil bli lagret i minimum tre år i henhold til Verdipapirhandelloven.

Samtaler kan gjennomgås i kontrolløyemed av compliance i Forvaltningshuset. Forvaltningshuset kan bli pålagt å utlevere lydopptak og eller annen dokumentasjon knyttet til andre kommunikasjonskanaler til norske offentlige myndigheter og andre som kan kreve dette i medhold av lov.

Mer informasjon om lydopptak finner du her.

Reservasjonsregister

Vi gjør oppmerksom på at vedkommende kan reservere seg mot telefonmarkedsføring. Se link her.

Ved mistanke om hvitvasking og terrorfinansiering

Forvaltningshuset er forpliktet til å behandle personopplysninger for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysningene blir innhentet fra og utlevert til andre banker og finansinstitusjoner, politiet og andre offentlige myndigheter. Forvaltningshuset er pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til Økokrim.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på intranett.

Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter. Du kan bruke følgende kontaktinformasjon:

Telefonnummer: 22 44 77 00

E-postadresse: personvern@forvaltningshuset.no

Adresse: Olav Vs gate 6, 0161 OSLO